Personvernerklæring

Nettbasert behandling av personopplysninger
Denne Personvernerklæringen gjelder for Behandlingsansvarlige Nettsider som samles inn på www.siø.no
For andre tjenester som leveres av behandlingsansvarlige reguleres i egne databehandleravtaler. Ta kontakt for ytterligere informasjon om vilkår som gjelder for øvrige tjenester til studentene.

Forklaring
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, e-postadresse, IP-adresse, bilde, adferdsmønster, kjøpshistorikk eller informasjon om interesser.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.

Behandling er all behandling av personopplysninger er enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.

Internkontroll er planlagt og systematisk styringssystem som virksomheter etablerer for å oppdage brudd på gjeldende regler.

Hva personopplysningene brukes til
Personopplysningene brukes til:

• Catering: Levering og bilag etter bestilling. Blir arkivert i 10 år jf. regnskapsloven.
• Råd og Helse: Bruker personopplysninger til å kontakte studenter som ønsker kontakt for veiledning og kurs. Oppbevarer kontaktinformasjon og andre aktuelle data som blir registrert i timebestilling og første samtale i PsykBase. Informasjon i PsykBase blir lagret i 10 år jf. helseloven.
• Bolig: Bruker personopplysninger for innmelding til treningsrom på Bjølstad 

Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss, vi henter ikke inn informasjon for dette formålet fra tredjeparter.
Det rettslige grunnlaget for formål er vår berettigede interesse i å kunne tilby, videreutvikle og drive våre tjenester for studentene.

Hvilke personopplysninger behandles
Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester,
og hvilke tillatelser du gir oss, har vi disse opplysningene om deg:

Navn, adresse, studentnummer, studiested/avdeling, studieretning, e-post, telefon og fødselsnummer.

Vi samler inn opplysninger fra:

Statistikk
Studentsamskipnaden i Østfold  samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.siø.no Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Nettsideskjemaer
Nettsiden bruker forskjellige skjemaer som registrerer forskjellige opplysninger avhengig av hvilken informasjon bruker ønsker å oppnå til hvordan bruker ønsker å bruke våre tjenester.

Informasjonskapsler:
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. www.siø.no samler inn data til følgende systemer: Destinet CMS. Statistikk, sider besøkt, nedlastede dokumenter, brukeranskaffelse.
Google Analytics. Statistikk, brukeranskaffelse, adferd og målgrupper (segmenter)
Slik administreres Informasjonskapsler: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å bruke Nettstedets skjemaer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Hvem deler vi personopplysninger med
Vi deler personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Studentsamskipnaden i Østfold.

Leonberg er Studentsamskipnaden i Østfold databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet

Destino er underleverandør for Leonberg for utvikling, drift og vedlikehold av Destinet CMS Programvare. En egen databehandleravtale mellom Studentsamskipnaden i Østfold og Leonberg regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Nettstedet, lagres på egne servere som driftes av Destino. Det er kun Leonberg og Destino som har tilgang til opplysningene som samles inn.

PsykBases systemer som er et journalsystem for psykiatere og psykologer blandt private og offentlige voksenpsykiatriske poliklinikker. Systemet leveres og driftes av ASPIT.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger
Vi lagrer opplysninger om deg, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under følger en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:
 

• Skjema på nettsidene: Skjema lagrer din informasjon på våre nettsider i opptil 60 dager.
• Råd og Helse: Helsestøtte oppbevares i PsykBases systemer inntil 10 år, jfr Lov om helseregistrering og behandling av helseopplysninger (Helseregisterloven).
• Catering: Levering og bilag etter bestilling. Blir arkivert i 10 år jf. regnskapsloven.

Dine rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Studentsamskipnaden i Østfold har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Studentsamskipnaden i Østfold systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:

• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
• Oppdatere dine personopplysninger.
• Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
• Gi deg opplysninger du har gitt til oss i en strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format eller, der det er teknisk mulig, be oss om å overføre disse til en annen virksomhet.
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter Studentsamskipnaden i Østfold slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.

Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.

Kontaktinformasjon
Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte følgende kontaktinformasjon:

Asbjørn Lie Waula (kommunikasjonsleder)
epost: alw@hiof.no
Adresse: Postboks 700, 1757 Halden